Assistenz Finanzdirektion und Bereich Kirchenbeitrag (m/w/d)
Die Erzdiözese Wien ist Dienstgeberin von über 800 Angestellten in Wien und im östlichen Teil Niederösterreichs. Wir bieten eine große Bandbreite von Berufsfeldern, die Begegnungsräume eröffnen, die Beziehungen gestalten. Unser Mission Statement „Wir bringen Menschen mit Jesus Christus in Beziehung“ ist Orientierung dafür. Finden Sie einen Beruf bei uns, der Sie erfüllt. Bringen Sie ihre Kenntnisse, Talente und Erfahrungen ein. Gestalten Sie unsere Arbeit an unseren Nächsten mit in der Dienststelle Finanzen der Erzdiözese Wien.
Die Finanzdirektion und der Bereich Kirchenbeitrag sorgen für die finanziellen Rahmenbedingungen kirchlichen Handelns in der Erzdiözese Wien. Gleichzeitig gestalten wir den Wandel unserer Arbeitswelt aktiv mit – von digitalen Prozessen über moderne Kommunikations- und Organisationsformen bis hin zum Einsatz von KI-gestützten Werkzeugen. Für diese Weiterentwicklung suchen wir eine engagierte Assistenzpersönlichkeit, die Organisation, Serviceorientierung und Innovationsfreude verbindet.
Die Finanzdirektion und der Bereich Kirchenbeitrag sorgen für die finanziellen Rahmenbedingungen kirchlichen Handelns in der Erzdiözese Wien. Gleichzeitig gestalten wir den Wandel unserer Arbeitswelt aktiv mit – von digitalen Prozessen über moderne Kommunikations- und Organisationsformen bis hin zum Einsatz von KI-gestützten Werkzeugen. Für diese Weiterentwicklung suchen wir eine engagierte Assistenzpersönlichkeit, die Organisation, Serviceorientierung und Innovationsfreude verbindet.
Aufgabenbereiche
Für die ausgeschriebene Funktion suchen wir motivierte und interessierte Kolleg*innen für folgende Aufgaben:
Assistenz und Büroorganisation
Organisatorische Unterstützung von Direktion, Stellvertretung und Bereichsleitung Kirchenbeitrag
Telefonmanagement, Bearbeitung des physischen und digitalen Posteingangs
Kalenderverwaltung und Besprechungsorganisation
Empfang und Betreuung von Besucher*innen
Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Projekten und Sonderaufgaben
Abwesenheitsvertretung innerhalb des Assistenzteams
Personaladministration
Organisation von On- und Offboarding-Prozessen
Koordination von Berechtigungen, Arbeitsplatzausstattung und Zugängen
Führung und Pflege personalrelevanter Unterlagen und Evidenzen
Unterstützung bei Bewerbungs- und Recruitingprozessen
Pflege von Personalübersichten sowie Kontrolle administrativer Personalprozesse
Unterstützung der Führungskräfte bei organisatorischen HR-Themen
Digitalisierung und Prozessentwicklung
Aktive Mitwirkung bei der Digitalisierung administrativer Abläufe
Einsatz von Microsoft 365, Copilot und anderen KI-gestützten Werkzeugen zur Effizienzsteigerung
Aufbau und Pflege digitaler Wissens- und Dokumentationsstrukturen
Unterstützung bei der Weiterentwicklung von SharePoint-Lösungen und digitalen Arbeitsweisen
Erkennen von Optimierungspotenzialen und Mitwirkung bei deren Umsetzung
Anforderungsprofil
Es ist uns als Erzdiözese Wien wichtig, dass alle ihre je eigenen Fähigkeiten zur Entfaltung bringen können. Für die ausgeschriebene Stelle suchen wir:
Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung
Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder Organisationsbereich
Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
Freude an Digitalisierung, Prozessverbesserung und neuen Technologien
Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel)
Interesse an KI-Anwendungen und deren praktischem Einsatz im Büroalltag
Kommunikationsstärke, Selbstständigkeit, angemessene Durchsetzungsstärke und Serviceorientierung
Hohes Maß an Verlässlichkeit und Diskretion
Rahmenbedingungen
Beschäftigungsausmaß: 40 Wochenstunden
Beginn: 1.12.2026
Dienstort: 1010 Wien, Stephansplatz 3
Mindestgehalt: € 2.950,54,- (Grundgehalt gemäß Dienst- und Besoldungsordnung der Erzdiözese Wien, Verwendungsgruppe B; zuzüglich gegebenenfalls Sozialzulagen (Kinderzulage, Pendlerzulage). Erfahrung ist uns etwas wert, daher werden zu Dienstbeginn Vordienstzeiten angerechnet und Sie rücken alle 4 Jahre in eine höhere Gehaltsstufe vor.
Betriebliche Sozialleistungen: Die Erzdiözese Wien bietet umfangreiche Sonderleistungen wie z.B. bis zu 6 zusätzliche dienstfreie Tage pro Jahr, Weiterbildungsangebote und Gesundheitsvorsorge, betriebliche Feiern, Gehaltsumwandlung als Pensionsvorsorge, bezahlte Bildungsfreistellung bis zu einer Woche ab dem 2. Dienstjahr.
In dieser Stelle bieten wir außerdem an
Gleitzeit
Homeoffice
Ermäßigtes Mittagessen in unserer Mensa
Umfangreiche fachliche Einschulung
Anmerkungen
Wir freuen uns, wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen. Nähere Informationen zur ausgeschriebenen Stelle erhalten Sie außerdem bei Mag. Wolfgang Paset, w.paset@edw.or.at, +43 1 51552-3247
Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben, Lebenslauf (mit Foto) sowie eventuellen weiteren Unterlagen übermitteln Sie gleich HIER
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